Privacy Policy
This page explains how SWAiA processes personal data submitted through its contact form and AI assistant, how the AI assistant is used, and how analytics, cookies and similar technologies are handled.
1. Data controller
SIA Indo-Baltic Trade
Registration number: 40203724315
Legal address: Turkalnes iela 3, Ogre, Ogres novads, LV-5001, Latvia
Privacy contact: info@swaia.site
2. When we collect personal data
We collect information when a person voluntarily submits an enquiry through the SWAiA contact form or AI assistant, or continues communicating with us about that enquiry. Simply viewing the website does not create a lead record.
3. Information we process
Depending on what a person chooses to provide, we may process a name, email address, phone number, business or project information included in an enquiry, contact-form messages, AI assistant conversations and later correspondence concerning the enquiry or a potential project.
Please do not submit passwords, payment-card information, health information, identification documents or other sensitive personal information through the contact form or AI assistant.
4. Why we process information and our legal basis
We use enquiry information to answer questions, understand the requested service, discuss a possible project and, where requested, prepare an offer. The principal legal basis is Article 6(1)(b) GDPR: taking steps at the person’s request before entering into a contract. Where a project is agreed, relevant information may also be processed to perform the agreement and comply with applicable legal and accounting obligations.
Limited technical information may be processed by service providers to deliver and secure the website and services, based on legitimate interests in maintaining a secure and functional service.
5. AI assistant
Swaia is an AI assistant, not a human. Messages sent through the assistant are transmitted through n8n Cloud and processed using OpenAI services to generate a response. The conversation may also be made available to authorised representatives of SIA Indo-Baltic Trade when needed to answer or follow up on an enquiry.
AI-generated answers can occasionally be incomplete or inaccurate and should not be treated as legal, financial or other professional advice. The assistant provides general information and supports enquiries; it does not make automated decisions about whether a person will be accepted as a client or what contract terms will apply.
6. Recipients and service providers
Personal data may be processed where necessary by SIA Indo-Baltic Trade and service providers acting on its behalf, including Hostinger for website hosting, n8n Cloud for AI-assistant workflows, OpenAI for generating AI-assistant responses, Google Analytics 4 where analytics consent has been given, and the provider operating the business mailbox.
Data may also be disclosed where required by law or necessary to establish, exercise or defend legal claims. SWAiA does not sell personal data.
7. International data transfers
Some service providers or their subprocessors may process information outside Latvia or the European Economic Area. Where required, transfers are protected through an applicable adequacy decision, Standard Contractual Clauses or another lawful safeguard recognised under the GDPR.
8. How long we retain information
| Information | Retention period |
|---|
| Contact-form enquiry or AI conversation that does not develop further | Up to three months from submission |
| Active project discussion that does not result in an agreement | While the discussion is active and up to three months after the last related communication |
| Original contact-form submission or raw AI conversation where the person later becomes a client | Up to three months; information genuinely needed for the project may be copied into the relevant client or project record |
| Client, contract, project and accounting information | For the duration needed to provide the service and thereafter for applicable contractual, accounting and statutory retention periods |
9. Technical information and IP addresses
SWAiA does not intentionally add visitors’ IP addresses to enquiry or client records and does not use IP addresses for advertising or profiling. Hosting, workflow, AI and analytics providers may process limited technical information to transmit data, prevent misuse, maintain security, measure website use and operate their services, subject to their own terms and retention practices.
10. Analytics, cookies and similar technologies
SWAiA uses Google Analytics 4 to understand overall website usage, such as pages viewed, sessions and general traffic sources. Analytics is treated as non-essential and is not loaded until the visitor chooses Allow analytics in the cookie notice.
If the visitor rejects analytics, Google Analytics 4 is not loaded by SWAiA. The visitor can reopen the cookie choice using the Cookie settings link in the website footer. SWAiA does not use advertising cookies on the website as part of this setup.
Strictly necessary technical mechanisms may still be used where required to provide a service requested by the visitor or to remember the visitor’s cookie choice.
11. Your GDPR rights
Subject to the conditions in the GDPR, a person may request access to personal data, correction, deletion, restriction of processing or data portability, and may object to processing based on legitimate interests. Where processing is based on consent, consent may be withdrawn at any time without affecting processing that was lawful before withdrawal.
To exercise these rights, email info@swaia.site. Reasonable information may be requested to verify the identity of the person making the request.
12. Complaints
A person may lodge a complaint with the Latvian supervisory authority: Datu valsts inspekcija, Elijas iela 17, Rīga, LV-1050, Latvia; email: pasts@dvi.gov.lv.
13. Security and policy updates
We use reasonable organisational and technical measures to protect personal data against unauthorised access, alteration, loss or disclosure. This policy may be updated if the website, assistant, analytics setup, service providers or legal requirements change.
Privātuma politika
Šajā lapā ir izskaidrots, kā SWAiA apstrādā personas datus, kas iesniegti kontaktformā un MI asistentam, kā tiek izmantots MI asistents un kā tiek pārvaldīta analītika, sīkdatnes un līdzīgas tehnoloģijas.
1. Datu pārzinis
SIA “Indo-Baltic Trade”
Reģistrācijas numurs: 40203724315
Juridiskā adrese: Turkalnes iela 3, Ogre, Ogres novads, LV-5001, Latvija
Saziņai par privātumu: info@swaia.site
2. Kad mēs iegūstam personas datus
Mēs iegūstam informāciju, kad persona brīvprātīgi iesniedz pieprasījumu SWAiA kontaktformā vai MI asistentam vai turpina saziņu ar mums par šo pieprasījumu. Vienkārša tīmekļvietnes apskate pati par sevi nerada potenciālā klienta ierakstu.
3. Apstrādātā informācija
Atkarībā no tā, ko persona izvēlas sniegt, mēs varam apstrādāt vārdu, e-pasta adresi, tālruņa numuru, informāciju par uzņēmumu vai projektu, kontaktformas ziņojumus, sarunas ar MI asistentu un turpmāko saraksti par pieprasījumu vai iespējamo projektu.
Lūdzam kontaktformā un MI asistentam nesūtīt paroles, maksājumu karšu informāciju, veselības datus, personu apliecinošus dokumentus vai citus sensitīvus personas datus.
4. Apstrādes nolūki un tiesiskais pamats
Pieprasījuma informāciju izmantojam, lai atbildētu uz jautājumiem, saprastu vajadzīgo pakalpojumu, apspriestu iespējamo projektu un pēc personas lūguma sagatavotu piedāvājumu. Galvenais tiesiskais pamats ir VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts — darbības pēc personas pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas. Ja projekts tiek uzsākts, nepieciešamā informācija var tikt apstrādāta līguma izpildei un piemērojamo juridisko un grāmatvedības pienākumu izpildei.
Pakalpojumu sniedzēji var apstrādāt ierobežotu tehnisko informāciju arī tīmekļvietnes un pakalpojumu nodrošināšanai un aizsardzībai, pamatojoties uz leģitīmo interesi uzturēt drošu un funkcionējošu pakalpojumu.
5. MI asistents
Swaia ir mākslīgā intelekta asistents, nevis cilvēks. Asistentam nosūtītie ziņojumi tiek pārsūtīti, izmantojot n8n Cloud, un apstrādāti ar OpenAI pakalpojumiem, lai sagatavotu atbildi. Ja tas nepieciešams, lai atbildētu uz pieprasījumu vai turpinātu saziņu, saruna var būt pieejama arī pilnvarotiem SIA “Indo-Baltic Trade” pārstāvjiem.
MI sagatavotās atbildes reizēm var būt nepilnīgas vai neprecīzas, un tās nav uzskatāmas par juridisku, finanšu vai citu profesionālu konsultāciju. Asistents sniedz vispārīgu informāciju un palīdz apstrādāt pieprasījumus; tas nepieņem automatizētus lēmumus par klienta pieņemšanu vai līguma noteikumiem.
6. Datu saņēmēji un pakalpojumu sniedzēji
Personas datus, ciktāl tas nepieciešams, var apstrādāt SIA “Indo-Baltic Trade” un pakalpojumu sniedzēji, kas darbojas tās uzdevumā, tostarp Hostinger tīmekļvietnes mitināšanai, n8n Cloud MI asistenta darbplūsmām, OpenAI MI atbilžu sagatavošanai, Google Analytics 4 gadījumos, kad apmeklētājs ir devis piekrišanu analītikai, un biznesa e-pasta pakalpojuma sniedzējs.
Dati var tikt izpausti arī tad, ja to pieprasa likums vai tas nepieciešams juridisku prasījumu celšanai, īstenošanai vai aizstāvībai. SWAiA nepārdod personas datus.
7. Starptautiska datu nosūtīšana
Daži pakalpojumu sniedzēji vai to apakšuzņēmēji var apstrādāt informāciju ārpus Latvijas vai Eiropas Ekonomikas zonas. Ja nepieciešams, šāda nosūtīšana tiek aizsargāta ar piemērojamu Eiropas Komisijas lēmumu par aizsardzības līmeņa pietiekamību, Standarta līguma klauzulām vai citu VDAR atzītu tiesisku mehānismu.
8. Informācijas glabāšanas termiņi
| Informācija | Glabāšanas termiņš |
|---|
| Kontaktformas pieprasījums vai MI saruna, kas neturpinās | Līdz trim mēnešiem no iesniegšanas |
| Aktīva projekta apspriešana, kas nebeidzas ar vienošanos | Kamēr saziņa ir aktīva un līdz trim mēnešiem pēc pēdējās saistītās saziņas |
| Sākotnējais kontaktformas iesniegums vai MI saruna, ja persona vēlāk kļūst par klientu | Līdz trim mēnešiem; projektam patiešām nepieciešamā informācija var tikt pārnesta uz attiecīgo klienta vai projekta ierakstu |
| Klienta, līguma, projekta un grāmatvedības informācija | Tik ilgi, cik nepieciešams pakalpojuma sniegšanai, un pēc tam piemērojamos līgumiskos, grāmatvedības un normatīvajos glabāšanas termiņos |
9. Tehniskā informācija un IP adreses
SWAiA apzināti nepievieno apmeklētāju IP adreses pieprasījumu vai klientu ierakstiem un neizmanto IP adreses reklāmai vai profilēšanai. Mitināšanas, darbplūsmu, MI un analītikas pakalpojumu sniedzēji var apstrādāt ierobežotu tehnisko informāciju datu pārsūtīšanai, ļaunprātīgas izmantošanas novēršanai, drošības uzturēšanai, tīmekļvietnes lietojuma mērīšanai un savu pakalpojumu darbības nodrošināšanai saskaņā ar saviem noteikumiem.
10. Analītika, sīkdatnes un līdzīgas tehnoloģijas
SWAiA izmanto Google Analytics 4, lai saprastu kopējo tīmekļvietnes lietojumu, piemēram, skatītās lapas, sesijas un vispārīgos datplūsmas avotus. Analītika tiek uzskatīta par nebūtisku un netiek ielādēta, kamēr apmeklētājs sīkdatņu paziņojumā nav izvēlējies Allow analytics.
Ja apmeklētājs analītiku noraida, SWAiA neielādē Google Analytics 4. Izvēli var atkārtoti atvērt, izmantojot saiti Cookie settings tīmekļvietnes kājenē. Šajā iestatījumā SWAiA neizmanto reklāmas sīkdatnes.
Absolūti nepieciešami tehniskie mehānismi var tikt izmantoti, ja tie nepieciešami apmeklētāja pieprasītā pakalpojuma nodrošināšanai vai sīkdatņu izvēles saglabāšanai.
11. Personas tiesības saskaņā ar VDAR
Ievērojot VDAR nosacījumus, persona var pieprasīt piekļuvi saviem personas datiem, to labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu vai datu pārnesamību, kā arī iebilst pret apstrādi, kuras pamatā ir leģitīmās intereses. Ja apstrāde balstīta uz piekrišanu, piekrišanu var atsaukt jebkurā laikā, neietekmējot pirms atsaukšanas veiktās apstrādes likumību.
Lai īstenotu šīs tiesības, rakstiet uz info@swaia.site. Identitātes pārbaudei var tikt lūgta saprātīgi nepieciešama informācija.
12. Sūdzības
Personai ir tiesības iesniegt sūdzību Latvijas uzraudzības iestādei: Datu valsts inspekcija, Elijas iela 17, Rīga, LV-1050, Latvija; e-pasts: pasts@dvi.gov.lv.
13. Drošība un politikas izmaiņas
Mēs izmantojam saprātīgus organizatoriskus un tehniskus pasākumus, lai aizsargātu personas datus pret neatļautu piekļuvi, pārveidošanu, nozaudēšanu vai izpaušanu. Šī politika var tikt atjaunināta, ja mainās tīmekļvietne, asistents, analītikas iestatījums, pakalpojumu sniedzēji vai juridiskās prasības.
